在人口老龄化加速、退休人员群体日益庞大的当下，退休人员人事档案管理工作的重要性愈发凸显。它不仅承载着退休人员一生的工作足迹与荣誉，更是保障他们晚年权益、服务社会治理的关键依据。自国有企业退休人员社会化管理工作开展以来，嘉峪关市人社局及时完善服务标准和服务流程，加强档案安全管理，切实为退休人员提供高效、便捷、优质、精准的档案管理服务。
夯实档案基础建设。为确保退休人员人事档案的实体安全，投入专项资金建成101平米标准化档案库房，内设14组密集架，可容纳30000余份档案，能解决今后6至10年国有企业退休人员人事档案存放需求。档案库房选址遵循远离易燃、易爆、潮湿源的原则，建筑结构坚固，具备良好的抗震、防火性能。购置了温(湿)度记录仪、有效防止档案纸张老化、霉变。同时，配备了先进的防虫、防鼠、防尘、防光、防盗等设施，在库房角落设置防虫药投放点，安装遮光窗帘等，全方位保障档案不受自然与人为因素破坏。
优化档案接收流程。在档案接收前，明确档案整理、接收规范标准，通过微信、QQ媒体平台进行宣传接收业务流程，及时与企业档案管理人员沟通对接，解决档案整理移交过程中的疑难问题。在档案接收过程中，与企业移交人员当面清点档案实体数量，检查实体档案整理、装订、电子表格及纸质档案挂接等情况，确保接收档案账实相符。对照档案目录清单，逐一核对关键文件，发现缺少重要材料，主动联系单位要求单位完善相关资料，确保档案的完整性与真实性，为日后档案服务工作筑牢基础。自2020年以来，共接收国有企业退休人员人事档案19240卷，做到国有企业社会化档案接收工作常态化。
科学分类合理存放。依据退休人员的身份类别（如企业职工、灵活就业退休人员等）、退休年份、原工作行业等多维度标准，对档案进行分类存放。建立电子索引与纸质索引相结合的档案定位系统，详细记录档案存放信息，确保档案管理有条不紊。在办理相关业务时，工作人员通过电子索引输入退休人员姓名、身份证号码等，迅速获取纸质索引位置信息。
利用档案规范便捷。为满足退休人员及家属在养老金领取资格认证、办理公证、遗产继承、房屋过户、享受优抚政策等方面对档案的频繁需求，我们制定了便捷规范的档案利用制度。对于本人或直系亲属现场查阅档案，在核实身份信息无误后，依据申请用途，提供相应范围的档案资料查阅复印服务，并做好详细的利用登记。对于审计抽调、信息核查等批量业务需要调取档案信息的，及时主动与单位对接，迅速完成工作。自2020年以来，累计接待档案查阅6000余人次，档案复印业务办理6000余次，为相关部门提供业务支持3000余次，有效助力退休人员各项权益落实。
强化档案安全管理。安全管理制度化，制定了涵盖档案实体安全、信息安全、人员安全等全方位的安全管理制度；明确规定非档案管理人员未经授权严禁进入档案库房，进入档案库房人员必须登记并遵守档案库房操作规范，按时开展消防演练，使全体人员熟练掌握消防技能，为档案库房安全保驾护航。做好档案信息保密工作，根据工作人员岗位职能分配不同权限，签订保密协议，定期开展保密培训，强化保密意识，防止档案信息泄露。
提升管理队伍素质。专业技能培训常态化，通过组织内部培训，邀请档案领域专家、信息化技术骨干讲解档案整理技术、数字化加工要点、档案信息安全防护等专业知识提升队伍素质。鼓励工作人员自主学习了解行业最新动态，通过持续学习，工作人员取得了档案管理专业职称或相关技能证书，整体业务水平显著提升。服务意识培养深入化，始终秉持“为退休人员服务”的工作理念，将服务意识贯穿档案管理工作全过程，定期开展职业道德教育活动，引导工作人员换位思考，理解退休人员对档案需求急切的实际困难，做到热情接待、耐心解答、主动服务。
下一步，嘉峪关市人社局将继续砥砺前行，不断探索创新，以更高标准、更优服务做好国有企业退休人员人事档案管理工作，为退休人员的幸福晚年与社会和谐发展贡献力量。